Inilah 6 Fungsi dan Manfaat Email Perusahaan bagi Usahamu!

EMAIL tidak hanya difungsikan untuk personal atau perorangan saja, melainkan juga untuk sebuah perusahaan atau UMKM. Sebab, pada era kiwari ini, email memiliki peranan yang cukup vital, salah satunya sebagai sarana komunikasi antara costumer service dengan klien. Sudah banyak perusahaan yang telah menggunakan email perusahaan (corporate email)—mengingat bahwa email mempunyai feature yang lebih kompleks bila dibandingkan dengan telepon kantor atau whatsapp business. Nah, berikut ini adalah beberapa fungsi dan manfaat email bagi perusahaan:

Tempat Menyimpan Data (Dokumen)

Perusahaan pastinya sering mengedarkan surat-menyurat pada klien. Nah, biasanya kegiatan itu dilakukan melalui email. Dengan menggunakan email perusahaan, dokumen surat-menyurat secara otomatis akan tersimpan ke dalam arsip. Email dilengkapi dengan storage besar yang dapat dimanfaatkan untuk menyimpan berkas atau dokumen. Owner bisnis atau perusahaan bisa menjadikan email sebagai tempat penyimpanan data alternatif.

Selain itu, email juga dilengkapi dengan fitur pencarian (search). Hal ini mempermudahkan pengguna untuk mencari surat/ dokumen hanya dengan mengetik kata kuncinya (keyword) saja, maka secara otomatis datanya akan muncul ke layar.

Komunikasi Jadi Lebih Mudah

Sebuah perusahaan pastinya membutuhkan media komunikasi, baik kepada klien, costumer, rekan bisnis, maupun kepada para karyawannya. Dengan menggunakan email perusahaan, komunikasi jadi lebih mudah dan efektif. Sebab, fungsi utama dari email perusahaan adalah sebagai sarana komunikasi.

Fitur-Fiturnya Lebih Lengkap

Berbeda dengan email yang biasa digunakan untuk keperluan personal atau perorangan, email perusahaan dilengkapi dengan layanan atau fitur yang jauh lebih lengkap. Hal ini tentu saja memudahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Fitur-fitur itu antara lain seperti layanan share contact, email grouping, task, calendar, dan sebagainya.

Memperkenalkan Company Profile

Email perusahaan dapat dimanfaatkan untuk mengenalkan profil perusahaan (company profile) pada calon klien, calon investor, rekan kerja, atau bahkan pelanggan dengan lebih leluasa dan mudah serta tidak memakan banyak waktu. Pengguna (user) tinggal melampirkan file profil perusahaan dalam format Pdf, kemudian mengirimkannya secara broadcast.

Mempermudahkan Personalisasi

Tiap perusahaan pastinya memiliki berbagai macam divisi yang bekerja berdasarkan job desc yang berbeda-beda, mulai dari HRD, bagian marketing, bagian manajemen, bagian SDM, dan lain sebagainya. Tentunya, antar divisi membutuhkan sarana komunikasi yang mudah. Nah, email perusahaan memiliki fitur personalisasi yang bisa memudahkan komunikasi tersebut.

Memberi Kesan Sebagai Perusahaan Profesional

Mempunyai email perusahaan dapat meningkatkan value perusahaan atau bisnis Anda. Karena dengan memiliki corporate mail, perusahaan/bisnis/UMKM Anda akan tampak profesional di mata para costumer. Hal ini sedikit banyak juga berpengaruh terhadap branding perusahaan daripada perusahaan yang hanya mengandalkan telepon kantor sebagai contact us-nya.

Nah, kurang lebih seperti itulah fungsi dan manfaat dari email perusahaan (corporate email). Ada banyak keunggulan yang ditawarkan ketimbang email biasa (personal). Dengan adanya layanan atau fitur yang jauh lebih lengkap, tidak khayal bila banyak perusahaan yang telah menggunakannya untuk menunjang pekerjaan. Jadi, apakah perusahaan atau bisnis Anda juga sudah memiliki email perusahaan?