Di era digital seperti sekarang, pengelolaan data menjadi salah satu faktor penting dalam kesuksesan sebuah bisnis. Tanpa arsip atau digital filling yang rapi, perusahaan akan kesulitan menemukan dokumen penting. Lantas apa itu digital filling?
Sayangnya, masih banyak bisnis yang belum memaksimalkan sistem pengarsipan digital. Padahal, dengan sistem yang tepat, pekerjaan bisa menjadi lebih cepat, aman, dan efisien.
Baca Juga: Ide Bisnis Hari Valentine, Peluang Cuan dari Momen yang Penuh Cinta
Apa Itu Digital Filing?
Sebelum membahas lebih jauh, penting untuk memahami terlebih dahulu apa itu digital filing.
Digital filing adalah sistem pengarsipan dokumen yang dilakukan secara digital. Artinya, data tidak lagi disimpan dalam bentuk kertas atau arsip fisik, melainkan dalam format elektronik seperti PDF, Word, Excel, atau file digital lainnya.
Semua dokumen tersebut disimpan dalam perangkat komputer, server, atau layanan cloud sehingga bisa diakses kapan saja dan dari mana saja.
Dengan digital filing, kamu tidak perlu lagi repot mencari map atau lemari arsip karena semua data sudah tersimpan rapi secara online.
4 Kesalahan Umum dalam Digital Filing yang Wajib Kamu Hindari
Agar sistem pengarsipan berjalan dengan baik, kamu perlu menghindari beberapa kesalahan berikut ini.
Baca Juga: Siap Cuan! Ini 7 Ide Bisnis Jelang Imlek 2026 yang Wajib Dicoba
1. Tidak Melakukan Pemeliharaan dan Update Arsip
Banyak perusahaan menganggap bahwa setelah dokumen tersimpan secara digital, tugas mereka sudah selesai. Padahal, arsip tetap perlu diperiksa dan diperbarui secara rutin.
Pemeliharaan bertujuan untuk memastikan data masih relevan dengan kebutuhan bisnis. Sementara update arsip dilakukan untuk menghapus atau memindahkan data yang sudah tidak digunakan.
2. Tidak Memiliki Sistem Backup Data
Kesalahan berikutnya adalah tidak melakukan backup data secara berkala. Padahal, risiko kehilangan data bisa terjadi kapan saja, misalnya karena virus, kerusakan perangkat, atau kesalahan sistem.
Dengan adanya backup, kamu tetap bisa mengembalikan data jika terjadi masalah. Idealnya, backup dilakukan di tempat yang berbeda dari penyimpanan utama, seperti cloud atau server cadangan
3. Kurangnya Pengamanan Dokumen
Keamanan merupakan aspek penting dalam digital filing. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang mengabaikan hal ini.
Dokumen bisnis sering kali berisi informasi rahasia, seperti data keuangan, kontrak, atau data pelanggan. Jika tidak dilindungi dengan baik, data tersebut bisa diakses oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Baca Juga: Tips agar Akun GoCar Tambah Gacor, Driver Wajib Tahu!
4. Minim Pemanfaatan Cloud Storage
Kesalahan terakhir yang sering terjadi adalah tidak memanfaatkan cloud storage secara maksimal. Penyimpanan berbasis cloud memungkinkan kamu mengakses data dari berbagai perangkat, kapan saja, dan di mana saja.
Selain itu, cloud juga lebih aman karena biasanya dilengkapi sistem backup otomatis. Jika hanya mengandalkan komputer lokal, risiko kehilangan data akan jauh lebih besar.
Sekarang kamu sudah memahami apa itu digital filing, manfaatnya, serta kesalahan yang perlu dihindari. Digital filing bukan hanya tentang memindahkan dokumen ke format digital, tetapi juga tentang bagaimana mengelola.data secara maksimal.
